Controlar la gestión en tiempo real para ‘corregir el futuro’

Sonia Revuelto, gerente Control de Gestión y Gestión de Riesgos.

Dar respuesta a los cambios que se producen en la economía circular

Sonia Revuelto es la actual Gerente de Control de Gestión y Gestión de Riesgos en Ecoembes, responsabilidad sobre la que ya tenía una amplia experiencia gracias a los seis años de trabajo en el Grupo UNIDE tras finalizar su carrera de Ciencias Empresariales en la Universidad Complutense de Madrid.

Con la necesidad vital de cambiar para avanzar con nuevas experiencias profesionales, fue en 1999 cuando se integró en Ecoembes. Tenía 29 años y la organización acababa de comenzar su andadura en un sector que a Sonia le era totalmente ajeno.

Estaba todo por hacer, incluso en aspectos empresariales que por aquel entonces eran muy novedosos como el control de la gestión. Ese “empezar de cero” fue el factor más motivador para Sonia, y probablemente para los que en 1999 eran sus compañeros.

Su cometido fue crear un Departamento de Control del Gasto de Convenios, y reconoce que “al principio pensaba que iba a estar en la organización poco tiempo, pero los cambios fueron sucediéndose y siempre resultaba atractivo seguir adelante. Ecoembes es una organización muy dinámica y adaptativa a los cambios, donde el propósito y la misión van transformándose para dar respuestas a los cambios que se producen en el sector de la economía circular, tanto empresariales como normativos, sociales, tecnológicos o ambientales”.

Clientes: en el centro de la estrategia

En un ejercicio de adaptación a las nuevas reglas y objetivos en la circularidad de los envases (no hay que olvidar que en 2026 volveremos a tener en la UE una nueva Ley de Economía Circular), Ecoembes desarrolla una nueva etapa que se centra mucho más en el cliente; es decir, en las más de 23.000 empresas que confían su responsabilidad ambiental en Ecoembes para garantizar la circularidad de sus envases domésticos (9.0000 clientes cuando se trata de envases comerciales), sin olvidar la intensa relación con administraciones públicas, plantas de selección, empresas recicladoras, etc.

“Recuerdo que cuando empezamos hace 26 años tuvimos que comenzar a diseñar todos los procesos de facturación de los clientes y de las entidades locales, porque ya estaban en marcha también los primeros convenios con las administraciones públicas. Fuimos pioneros en crear un sistema de responsabilidad ampliada del productor sin ‘instrucciones de montaje’. Este sistema se ha desarrollado a niveles que en aquellos inicios eran impensables. Además, con un factor añadido diferencial: Ecoembes gestiona todo el sistema, pero no tiene ánimo de lucro.

La actual gerente de Control de Gestión y Gestión de Riesgos recuerda que en los primeros años tuvieron que visitar Comunidades Autónomas y Ayuntamientos para explicarles el funcionamiento del sistema de recogida selectiva y cómo se iba a financiar, algo totalmente novedoso en aquel momento para las administraciones públicas.

Había que gestionar pagos, gastos, cobros… Mantener el balance económico equilibrado y saneado era vital para consolidar el SCRAP. Esta fue una de las funciones de Sonia Revuelto hasta 2012, cuando se planteó una reorganización de la Dirección Financiera. “En aquel año, dejé de hacer estas funciones y me centré más en el control de gestión, que es realmente lo que más me gusta”, apunta Sonia.”

Gestión proactiva

Fue entonces cuando se convirtió en la responsable de la Gerencia de Control de Gestión. Pero no iba ser sencillo, porque, según reconoce, se encontró con un modelo demasiado reactivo donde se analizaban las posibles desviaciones presupuestarias y se informaba sobre ello al equipo directivo para que tomara las medidas oportunas.
Era un buen trabajo de detección de problemas que permitía actuar cuando se encontraba una desviación, pero Sonia entendió que el futuro iba a ser mucho más exigente y que demandaría un nuevo enfoque.

Así comenzó el ‘gran salto’: seguir controlando la gestión de la arquitectura económica, como es lógico, pero transformar el control y la manera de pensar y hacer ese control. En otras palabras, la pregunta que Sonia se hizo fue: ¿cómo el control de la gestión puede mejorar a la organización, su equilibrio patrimonial y financiero, sus relaciones con los clientes, su eficiencia operativa, sus objetivos estratégicos…? ¿Cómo puede ser más propositiva? Y, sobre todo, ¿cómo puede permitir la anticipación frente al riesgo para ser más resilientes?

A esta nueva forma más proactiva de gestionar, Sonia la llama “corregir el futuro”, porque desarrolla una visión más compleja que trata de anticiparse a las circunstancias que podrían desviar los objetivos del Plan Estratégico de la organización y su sostenibilidad financiera.

Una visión y tres campos de acción

Esta nueva mirada sobre la gestión hizo que en 2016 se reacondicionara tanto el nombre como las responsabilidades de la Gerencia, que pasó a llamarse de Control de Gestión y Gestión del Riesgo, incluyendo también el Control Interno.

En cuanto al Control de Gestión, en línea con esta visión de proactividad, Ecoembes actúa desde el año anterior como ‘business partner’, trabajando directamente con las áreas de negocio de Ecoembes.

Se analiza y evalúa directa y constantemente el equilibrio financiero de todas las operaciones para garantizar la sostenibilidad económica del sistema y el cumplimiento de la tasa de reciclaje que Ecoembes tiene como objetivo, a la vez que se actúa desde el acompañamiento para que los clientes optimicen económicamente su gestión de envases.

Mensualmente, la Gerencia recalcula junto con las áreas de negocio las estimaciones de las principales variables para actualizar la correcta evolución de los resultados para el año en curso y como información muy valiosa de cara a preparar los presupuestos del año siguiente.

Sonia señala que “hay que tener en cuenta que cuando elaboras un presupuesto con los objetivos anuales, pueden influir innumerables variables que te van manteniendo o alejando de tus objetivos. Es imprescindible ir ajustando en tiempo real las necesidades de la organización para evitar desvíos significativos. Tenemos que gestionar ‘en tiempo real’ los cambios que se producen sobre el escenario previsto tanto en los ingresos (clientes y venta de materiales) como en los gastos, que son básicamente, los pagos a las administraciones públicas para que sustenten sus sistemas de recogida selectiva. Aun así, cuando ocurren desviaciones, proponemos las medidas para revertirlos, porque la meta final siempre es cumplir con el plan anual”.

Las variables en el día a día que se controlan desde la Gerencia pueden ser diversas y van desde las variaciones en el consumo (y por tanto en la puesta en el mercado de envases por parte de los clientes y el pago del Punto Verde) hasta el nivel de recogida selectiva gracias al reciclaje de los ciudadanos, pasando por el precio de los diferentes materiales recuperados, los cambios posibles en los convenios con las administraciones públicas, los costes de las plantas de selección, la calidad del material recogido, o los cambios, ya sean positivos o negativos, de los intangibles difíciles de cuantificar, pero que también impactan en la consecución de los resultados.

Por eso, siempre se trabaja no solo haciendo el seguimiento en el cumplimiento de los objetivos, sino también anticipando posibles escenarios que se podrían producir, unos previsibles y otros inesperados.

“Nuestro trabajo es muy transversal y está muy pegado a la estrategia de la organización, reportando a su Consejo de Administración y a la Comisión de Auditoría; es decir, proveemos de información analizada a quienes finalmente toman las decisiones más estratégicas”, puntualiza Sonia.

Gestión del Riesgo y Control Interno

Las otras dos áreas de actividad de la Gerencia son la de Gestión del Riesgo y de Control Interno.

En Control Interno se auditan internamente todos los procesos de la organización, (teniendo en cuenta que también hay auditorías externas e independientes), como la Declaración de Envases de los clientes, los convenios con administraciones públicas, los materiales que gestionamos con otros SCRAP., etc.

Por su parte, la Gestión del Riesgo es la tercera responsabilidad de la gerencia, “un aspecto que ha cobrado mucha relevancia en los últimos años y que consiste en elevar a la Dirección de la organización la información necesaria especificando los riegos que pueden tener los diferentes procesos de la organización. Estos riesgos están detectados, identificados y valorados. Sabemos que el riesgo cero no existe, pero es nuestro faro”, comenta Sonia.

Ecoembes tiene un Plan de Mitigación del Riesgo donde se clasifican los riesgos en cuatro tipos: estratégicos, normativos, operativos y financieros. Este mapa de riegos funciona desde hace más de 10 años y se actualiza anualmente, valorando tanto la respuesta a un riesgo concreto desde las capacidades existentes como el posible impacto de un riesgo suponiendo que no existieran estas capacidades.

Cuando se detecta y evalúa un riesgo se le hace un seguimiento y control para reducir su impacto. De este modo, se elabora un cuadrante de niveles de riesgo de cada aspecto evaluado. “De todos los tipos de riesgos -apunta Sonia-, los estratégicos suelen ser los más críticos, acompañados últimamente por los temas relacionados con la ciberseguridad y la captación y desarrollo del talento”.